Publicēts: 20.04.2021.

1. Personas datu apstrādes pārzinis

Personas datu apstrādes pārzinis ir Valsts izglītības attīstības aģentūra (turpmāk – VIAA), nodokļu maksātāja reģ. Nr.90001800413, adrese: Vaļņu iela 1, Rīga, LV-1050, tālrunis: +371 67814322, e-pasts: info@viaa.gov.lv.

2. Vispārīgie noteikumi

2.1. Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam informāciju par personas datu apstrādes nolūkiem un tiesisko pamatu, apstrādājamo personas datu apjomu, par to, kādos gadījumos dati tiek izpausti, datu glabāšanas termiņiem, datu aizsardzību, kā arī informēt Jūs par Jūsu tiesībām un pienākumiem. Sīkāka informācija par personas datu apstrādi var būt norādīta līgumos.

2.2. VIAA, veicot datu subjektu personas datu apstrādi, ievēro piemērojamos Eiropas Savienības un nacionālos normatīvos aktus, tajā skaitā Eiropas Parlamenta un Padomes 27.04.2016. Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk Regula).

2.3. VIAA nodrošina personas datu konfidencialitāti un ir īstenojusi atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.

3. Personas datu kategorijas

3.1. VIAA datu subjektu personas datu apstrādi veic tikai minimālajā nepieciešamajā apmērā.

Personas dati var tikt ievākti no paša datu subjekta vai no datu bāzēm un reģistriem (piemēram, Nodarbinātības valsts aģentūras datu bāze BURVIS), vai trešajām personām, piemēram, projekta pieteicēja un/vai sadarbības partnera.

Personas datu kategorijas, kuras VIAA lielākoties, bet ne tikai, vāc un apstrādā, ir:

3.1.1. identifikācijas dati – piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dati no personas identifikācijas dokumenta (pases vai ID kartes), foto;

3.1.2. kontaktinformācija - piemēram, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese;

3.1.3. profesionālie dati – piemēram, amats, darba vieta;

3.1.4. dati par izglītību un prasmēm – piemēram, mācību ilgums, mācību iestāde, iegūtais grāds, vidējā atzīme, iegūtā profesionālā kvalifikācija, valodu prasmes dati;

3.1.5. dati par darba pieredzi – piemēram, CV un motivācijas vēstulēs iekļautie dati, dati par nodarbošanos;

3.1.6. dati par darba tiesiskajām attiecībām un darba samaksu – piemēram, ziņas par darba līgumu un tā grozījumiem, dati par darbnespējas lapām un atvaļinājumiem, dati par aprēķināto un izmaksāto darba samaksu;

3.1.7. sociālie dati – piemēram, dati par dzimumu, vecuma grupu, pilsonību, nodarbinātību, dati par maznodrošinātas, trūcīgas personas statusu.

3.1.8. īpašu kategoriju personas dati – piemēram, dati par veselību, invaliditātes veidu, tautību.

3.1.9. finanšu dati – piemēram, bankas konta rekvizīti, stipendiju, atlīdzību, kompensāciju, citu maksājumu izmaksas dati; kredīta piešķiršanas un dzēšanas dati, kredīta izmaksas, kredīta atmaksas un kredīta procentu maksājumu dati;

3.1.10. ar dalību programmās un/vai projektos saistītie dati - piemēram, dati par piedalīšanos semināros, pasākumos, vasaras skolās, projektos, pasākumos programmu ietvaros, foto un video materiāli, pieredzes stāsti;

3.1.11. dati attiecībā uz VIAA tīmekļa vietnes apmeklējumu, piemēram, datu plūsmas un jebkāda cita komunikāciju informācija, tehniskā informācija, tai skaitā sīkdatnes (skat. Sīkdatņu politika);

3.1.12. dati par apmierinātību, piemēram, atbildes uz aptauju jautājumiem;

3.1.13. fotoattēli, video, kā arī balss ieraksti, kas uzņemti VIAA vai tās rīkotajos pasākumos ārpus biroja telpām;

3.1.14. ESF projektā “Nodarbināto personu profesionālās kompetences pilnveide” no Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes Iedzīvotāju reģistra VIAA iegūst šādus datus: personas kods, dzimšanas datums, deklarētā dzīvesvieta, Iedzīvotāju reģistra statuss.

4. Personas datu apstrādes nolūki un tiesiskais pamats

Personas datu apstrādes nolūki

VIAA, veicot savas funkcijas, kas noteiktas Ministru kabineta 2012. gada 18. decembra noteikumos Nr.934 „Valsts izglītības attīstības aģentūras nolikums”, apstrādā personas datus šādos nolūkos:

  1. līgumu ar sadarbības partneriem noslēgšana un izpilde, kontrole;
  2. līgumu ar datu subjektiem (projektu izpildītājiem, ekspertiem un citiem) noslēgšana un izpilde, kontrole;
  3. dalībnieku reģistrācija pasākumos, pasākuma izdevumu attaisnošana projektu un programmu ietvaros;
  4. projekta mērķa grupu atbilstības pārbaude;
  5. pieteikumu administratīvā vērtēšana;
  6. maksājuma pieprasījumu un tā pamatojošo dokumentu sagatavošana un iesniegšana
  7. stipendiju, atbalsta un cita veida finansējuma izmaksu kontrole, attiecināmo izmaksu pārbaude;
  8. studiju kredītu un studējošo kredītu no valsts budžeta līdzekļiem un kredītiestāžu līdzekļiem ar valsts vārdā sniegtu galvojumu administrēšana un dzēšana;
  9. konkursu organizēšana;
  10. informācijas apkopošana.

VIAA veic personas datu apstrādi arī šādos nolūkos:

  1. dokumentu aprites VIAA nodrošināšana;
  2. VIAA likumīgo interešu aizstāvēšana un prasījuma tiesību īstenošana;
  3. noziedzīgu nodarījumu novēršana un atklāšana;
  4. VIAA tīmekļvietņu darbības analizēšana, uzlabojumu izstrāde un ieviešana;
  5. VIAA tīmekļvietņu jaunumu izsūtīšana;
  6. VIAA klientu apzināšana, informēšana par jaunumiem, klientu apmierinātības aptauju veikšana;
  7. remārketinga, kā arī komunikācijas kampaņu plānošana un analītika;
  8. publicitāte (plašsaziņas līdzekļos, sociālos tīklos un interneta vietnēs, vidē u.tml.)

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

VIAA nodrošina, ka personas datu apstrādei ir tiesisks pamats. VIAA veiktajai personas datu apstrādei ir šāds tiesisks pamats:

  1. pasākumu veikšana pirms līguma ar datu subjektu noslēgšanas (piemēram, nepieciešamo datu ievākšana);
  2. līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (datu ietveršana līgumā, pušu sarakste, līguma izpildes dokumenti);
  3. VIAA juridiska pienākuma izpilde (normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpilde, piemēram, projekta mērķa grupas atbilstības pārbaude; VIAA grāmatvedības funkcijas veikšana, informācijas, publicitātes pasākumu veikšana, sabiedrības informēšana);
  4. VIAA leģitīmās intereses (personāla atlase, aptauju veikšana, pakalpojumu kvalitātes uzlabošana, savu tiesisko interešu aizsardzība);
  5. datu subjekta piekrišana, kas var tikt prasīta atsevišķos gadījumos.

Informācija par personas datu apstrādi, ko veic Eiropas Komisija kā pārzinis saistībā ar Erasmus+ programmu 2021 – 2027.gadam īstenošanu, ir pieejama tīmekļa vietnē. 

5. Personas datu saņēmēji

5.1. VIAA var nodot personas datus, ja to noteic Eiropas Savienības un nacionālie tiesību akti, saskaņā ar līgumu, kā arī citiem saņēmējiem, ja tam ir tiesisks pamats.

5.2. Nododot personas datus, VIAA veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka personas datu saņēmēji veic personas datu apstrādi saskaņā ar VIAA norādēm un atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem, t.sk. Regulai, un pieprasa atbilstošu drošības pasākumu veikšanu.

5.3. Personas dati var tikt nodoti šādiem saņēmējiem, piemēram:

5.3.1. Valsts ieņēmumu dienestam;

5.3.2. Nodarbinātības valsts aģentūrai;

5.3.3. auditoriem, juridisko pakalpojumu sniedzējiem, pasta pakalpojumu sniedzējiem, VIAA sadarbības partneriem, kas iesaistās VIAA funkciju izpildē un citiem sadarbības partneriem, kas ir personas datu apstrādātāji;

5.3.4. Finanšu ministrijai, Centrālajai finanšu un līgumu aģentūrai (CFLA) kā Eiropas Savienības fondu sadarbības iestādei, Labklājības ministrijai, Izglītības un zinātnes ministrijai, kā arī citām ES fondu uzraudzībā iesaistītajām institūcijām;

5.3.5. starptautisko programmu un finanšu instrumentu īstenošanas sadarbības iestādēm;

5.3.6. pakalpojumu sniedzējiem, kuri veic tīmekļa plūsmas uzraudzību, kā arī VIAA tīmekļvietņu uzturēšanu;

5.3.7. Finanšu ministrijai, Augstākās izglītības iestāžu kredītu piešķiršanas komisijām, kredītiestādēm, Izglītības un zinātnes ministrijai un citām institūcijām saistībā ar studiju un studējošo kredītu administrēšanu un dzēšanu.

6. Personas datu apstrādes ģeogrāfiskā teritorija

6.1. Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ).

7. Glabāšanas periods

7.1. VIAA apstrādā un glabā personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Glabāšanas periods var būt noteikts Eiropas Savienības un nacionālajos normatīvajos aktos par projektu un programmu īstenošanu, grāmatvedību reglamentējošajos normatīvajos aktos, likumos, kas nosaka prasījumu noilgumu termiņus u.c. Tā kā apstrādes nolūki var atšķirties dažādiem personas datiem, arī datu faktiskais glabāšanas periods atšķirsies.

8. Datu subjekta tiesības

Datu subjektam ir šādas tiesības attiecībā uz savu personas datu apstrādi, kuras tas var īstenot, vēršoties pie VIAA:

  1. saņemt apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz datu subjektu tiek vai netiek apstrādāti personas dati, un ja tiek, tad piekļūt tiem;
  2. piekļūt attiecīgajiem datiem un saņemt informāciju par to apstrādi;
  3. pieprasīt savu personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi;
  4. prasīt savu personas datu dzēšanu;
  5. iebilst savu personas datu apstrādei;
  6. prasīt ierobežot savu personas datu apstrādi;
  7. saņemt savus personas datus, ko datu subjekts ir sniedzis, rakstiskā formā vai kādā no biežāk izmantotajiem elektroniskajiem formātiem un, ja iespējams, nodot šādus datus citam pakalpojumu sniedzējam (datu pārnesamība).

Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv), ja tas uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā normatīvajos aktos noteiktās tiesības un intereses.

9. Saziņa par personas datu apstrādes jautājumiem

Ja Jums rodas jautājumi vai pretenzijas par personas datu apstrādi un aizsardzību VIAA, ziņojiet par to VIAA e-pastā: info@viaa.gov.lv vai sūtiet informāciju VIAA personas datu aizsardzības speciālistam uz e-pastu: das@viaa.gov.lv, kas izvērtēs Jūsu iesniegto informāciju un/vai pieprasījumu un sniegs atbildi.

VIAA sadarbībā ar Eiropas Komisiju koordinē un nodrošina informāciju sabiedrībai par Erasmus+ programmu aktivitātēm un rezultātiem saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes regulu Nr. 2021/817 (2021. gada 20. maijs), ar ko izveido Savienības programmu izglītības un mācību, jaunatnes un sporta jomās Erasmus+ un atceļ Regulu (ES) Nr. 1288/2013, lai popularizētu Erasmus+ programmas, veicinātu paraugprakses apmaiņu starp ieinteresētajām personām un Programmas atbalsta saņēmējiem un nodrošinātu Eiropas Savienības finansējuma redzamību.

Nolūks personas datu apstrādei ir sniegt sabiedrībai informāciju par VIAA organizētajiem pasākumiem, aktivitātēm, kā arī tos popularizēt, lai nodrošinātu sabiedrības informētību par Erasmus+ programmām, kā arī citām aktivitātēm, ko koordinē un nodrošina VIAA.

Lai sasniegtu nolūku VIAA apstrādā Erasmus+ programmu dalībnieku, ekspertu, sadarbības partneru, VIAA nodarbināto personas datus (video, foto, intervijās ar VIAA ietvertie personas dati, personas VIAA iesniegtie dati u.c.), publicējot VIAA uzturētajās tīmekļvietnēs un  sociālajos tīklos.

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir sabiedrības intereses, VIAA nodrošinot Eiropas Savienības un valsts budžeta līdzekļu izlietojuma pārredzamību un VIAA normatīvajos aktos noteiktu uzdevumu (izplatīt informāciju par VIAA īstenotajām programmām un projektiem) veicot pasākumu un aktivitāšu atspoguļošanu un popularizēšanu.

Ja pasākuma dalībnieks nevēlas, lai viņa fotoattēls un informācija par dalību pasākumā tiek izmantots šim nolūkam, pasākuma dalībniekam ir tiesības pret to iebilst, informējot VIAA.

Pasākumu videoierakstu un publicitātes attēlu pieejamībai nav noteikts laika  ierobežojums.

VIAA ir tiesīga veikt izmaiņas vai papildinājumus šajā privātuma politikā, publicējot privātuma politikas aktuālo versiju VIAA tīmekļa vietnes sadaļā "Privātuma politika".